Com a crescente digitalização das informações e o uso intenso de dados pessoais, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) passou a ter um papel essencial também no setor contábil.
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Os escritórios de contabilidade lidam diariamente com dados sensíveis de clientes, colaboradores e parceiros, como CPF, endereço, informações financeiras e fiscais, o que os coloca entre os principais alvos de fiscalização e exigência de adequação à lei.
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Entender o que a LGPD determina e adotar medidas de conformidade deixou de ser uma escolha e passou a ser uma necessidade para manter a credibilidade e a segurança jurídica dos escritórios.
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Neste artigo, a AM Educação explica quais cuidados tomar para adequar seu escritório contábil à LGPD e garantir a proteção dos dados que você administra.
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O que é a LGPD e por que ela impacta a contabilidade
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) foi criada para regulamentar o uso, o tratamento e o armazenamento de dados pessoais no Brasil. Ela se aplica a todas as empresas, inclusive escritórios de contabilidade, que coletam ou tratam dados de pessoas físicas, seja de clientes, funcionários ou fornecedores.
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Na prática, a LGPD garante que o titular do dado (a pessoa) tenha controle sobre suas informações, podendo consentir ou não com o uso delas e solicitar sua exclusão a qualquer momento. Para o contador, isso significa rever a forma como são coletados, armazenados e compartilhados os dados dos clientes.
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Os escritórios contábeis tratam informações extremamente sensíveis: documentos de identidade, dados bancários, declarações de imposto de renda, folha de pagamento e até dados de dependentes.
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Qualquer falha de segurança ou uso indevido pode gerar multas elevadas (até 2% do faturamento, limitadas a R$ 50 milhões) e danos à reputação da empresa.
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Dados pessoais e sensíveis: o que o escritório precisa entender
Antes de implementar políticas de conformidade, é essencial compreender as categorias de dados que a LGPD protege:
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Dados pessoais: Informações que identificam ou permitem identificar uma pessoa física, como nome, CPF, e-mail, endereço e telefone.
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Dados sensíveis: Informações sobre origem racial, convicção religiosa, opinião política, saúde, vida sexual ou dados biométricos.
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Na contabilidade, diversos dados tratados se enquadram como pessoais e sensíveis. Por exemplo, quando o escritório faz a folha de pagamento de um cliente, ele trata informações sobre saúde (atestado médico), dependentes e dados bancários. Portanto, a atenção deve ser redobrada.
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Obrigações da LGPD que afetam diretamente os escritórios de contabilidade
A LGPD traz uma série de obrigações para quem coleta e trata dados. Veja as principais que impactam diretamente os contadores e seus escritórios:
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1. Consentimento do titular: O escritório deve obter o consentimento do titular para o uso de seus dados. Esse consentimento precisa ser livre, informado e específico, ou seja, o cliente precisa saber exatamente como seus dados serão utilizados.
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2. Finalidade do tratamento: Os dados só podem ser usados para os fins que foram informados ao titular. Se o cliente autorizou o uso apenas para emissão de notas fiscais, o escritório não pode usar as informações para outras finalidades sem novo consentimento.
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3. Segurança da informação: A empresa deve adotar medidas técnicas e administrativas que garantam a proteção contra acessos não autorizados, vazamentos e perdas de dados. Isso envolve tanto a segurança digital (sistemas e senhas) quanto a física (armazenamento de documentos impressos).
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4. Direito dos titulares: Os clientes têm direito de solicitar informações sobre o tratamento dos dados, pedir correção, exclusão ou portabilidade das informações. O escritório deve ter um canal para atender essas solicitações com agilidade.
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5. Nomeação de um encarregado (DPO): A LGPD exige que seja designada uma pessoa ou empresa responsável por garantir o cumprimento das normas de proteção de dados.
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Esse profissional é conhecido como DPO (Data Protection Officer) e atua como intermediário entre o escritório, os titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
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Principais riscos para escritórios que não se adequam à LGPD
Ignorar as exigências da LGPD pode trazer sérias consequências para o escritório contábil. Além das multas, há riscos como:
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Vazamento de informações sigilosas de clientes;
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Perda de contratos e credibilidade;
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Bloqueio de banco de dados por decisão judicial;
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Processos civis por danos morais e materiais;
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Impedimento de participar de licitações públicas ou atender empresas que exigem conformidade.
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Em um mercado competitivo, a segurança de dados é um fator que diferencia escritórios contábeis que inspiram confiança dos que ficam para trás.
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Boas práticas para adequar o escritório de contabilidade à LGPD
Para garantir conformidade com a LGPD, é importante adotar uma série de medidas práticas no dia a dia do escritório. Confira as principais:
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1. Mapeie os dados coletados e tratados: O primeiro passo é identificar quais dados o escritório coleta, onde são armazenados, quem tem acesso e por quanto tempo permanecem arquivados. Esse mapeamento permite entender quais pontos precisam de ajustes e políticas de segurança mais rigorosas.
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2. Revise contratos e políticas internas: Inclua cláusulas de proteção de dados em contratos com clientes, fornecedores e colaboradores. Atualize também o contrato social e os termos de uso dos sistemas internos, deixando claro como os dados são tratados.
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3. Adote medidas de segurança digital: Implemente autenticação em dois fatores, controle de acesso a sistemas, uso de antivírus e backups regulares. Também é essencial ter senhas fortes, utilizar redes seguras e limitar o acesso a informações conforme a função do colaborador.
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4. Invista em treinamento da equipe: Todos os colaboradores devem entender as responsabilidades impostas pela LGPD. Treinamentos periódicos ajudam a criar uma cultura de proteção de dados dentro do escritório e reduzem o risco de falhas humanas.
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5. Use softwares contábeis seguros e compatíveis com a LGPD: Opte por sistemas de gestão que possuam protocolos de segurança, criptografia e controle de acesso. Ferramentas modernas permitem rastrear atividades, garantindo mais transparência e conformidade.
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6. Estabeleça políticas de privacidade e retenção de dados: Crie um documento interno explicando como os dados são coletados, usados e armazenados. Defina também o tempo de retenção das informações e o procedimento para exclusão segura após o prazo legal.
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7. Prepare um plano de resposta a incidentes: Mesmo com boas práticas, incidentes podem ocorrer. Por isso, é importante ter um plano de ação para lidar com vazamentos de dados, notificando rapidamente a ANPD e os titulares afetados, conforme previsto na lei.
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Conclusão
A LGPD em escritórios de contabilidade veio para reforçar a importância da ética, da transparência e da segurança no tratamento das informações.
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Cada dado que passa pelo escritório é uma responsabilidade legal e moral, e garantir sua proteção é fundamental para o sucesso e a longevidade do negócio.
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Investir em capacitação, revisar processos e adotar boas práticas de governança digital são passos que todo contador deve tomar.
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