Como calcular o custo por cliente na contabilidade?

Você sabe quanto custa para o seu escritório atender cada cliente todos os meses?

Muitos escritórios contábeis conhecem o faturamento mensal, acompanham a folha de pagamento e sabem quanto gastam com sistemas, aluguel e outras despesas. O problema é que poucos conseguem responder uma pergunta mais específica:

 

• Quanto custa atender o cliente X?

 

Essa informação é fundamental para descobrir se os honorários cobrados são suficientes, quais clientes são realmente lucrativos e quais contratos estão consumindo horas demais da equipe.

Um cliente que paga R$ 1.500,00 por mês pode ser mais lucrativo que outro que paga R$ 3.000,00. Tudo depende da quantidade de trabalho necessária para atender cada empresa.

Neste conteúdo, vamos explicar como calcular o custo por cliente na contabilidade e como usar essa informação para melhorar a rentabilidade do escritório.

O que é o custo por cliente na contabilidade?

O custo por cliente representa quanto o escritório precisa gastar para prestar os serviços contratados por determinado cliente.

Esse cálculo precisa considerar principalmente o tempo utilizado pela equipe. Imagine dois clientes que pagam os mesmos honorários de R$ 1.000,00.

O primeiro possui poucos funcionários, envia documentos dentro do prazo, mantém suas informações organizadas e raramente solicita atendimento adicional.

O segundo possui grande movimentação, envia documentos atrasados, solicita inúmeras correções e entra em contato com frequência para resolver dúvidas.

Apesar de ambos pagarem R$ 1.000,00 eles não possuem o mesmo custo para o escritório. É justamente essa diferença que precisa ser identificada.

Sem calcular o custo individual dos contratos, o escritório corre o risco de manter clientes aparentemente interessantes, mas que apresentam uma margem muito pequena ou até mesmo dão prejuízo.

Como calcular o custo da hora da equipe?

Um dos primeiros passos para calcular o custo por cliente é descobrir quanto custa uma hora de trabalho da equipe.

Não basta considerar apenas o salário dos colaboradores.

O escritório também possui gastos relacionados à folha, benefícios e à própria estrutura necessária para que os profissionais consigam trabalhar.

Imagine, de forma simplificada, que determinado departamento tenha um custo mensal total de R$ 30 mil e disponha de 1.000 horas produtivas por mês.

Nesse caso:

Custo da hora = R$ 30.000,00 ÷ 1.000

Custo da hora = R$ 30,00

Portanto, cada hora produtiva desse departamento custa aproximadamente R$ 30,00 para o escritório.

Esse cálculo pode ser realizado separadamente para os departamentos fiscal, contábil, pessoal e societário, principalmente quando existem diferenças relevantes entre os custos das equipes.

Quanto mais preciso for esse levantamento, melhor será a análise de rentabilidade da carteira.

Como descobrir quantas horas são gastas com cada cliente?

Aqui está um dos principais desafios. Para descobrir quanto custa cada cliente, o escritório precisa conhecer o esforço necessário para atendê-lo.

Uma alternativa é utilizar sistemas de gestão e apontamento de horas para registrar quanto tempo cada colaborador dedica às diferentes empresas da carteira.

Considere um cliente que, durante determinado mês, exigiu:

• 4 horas do departamento fiscal;
• 3 horas do departamento pessoal;
• 2 horas do departamento contábil;
• 1 hora de atendimento.

No total, foram utilizadas 10 horas de trabalho.

Se considerarmos, apenas para facilitar o exemplo, um custo médio de R$ 30 por hora:

10 horas x R$ 30,00 = R$ 300,00

Portanto, o custo direto de mão de obra para atender aquele cliente foi de R$ 300,00.

Na prática, o cálculo pode ser ainda mais detalhado utilizando o custo/hora específico de cada departamento.

Quais custos devem entrar no cálculo por cliente?

A mão de obra costuma representar uma parcela importante do custo de um escritório contábil, mas ela não é o único gasto existente.

Existem despesas necessárias para manter toda a estrutura funcionando.

Entre elas estão:

• Sistemas contábeis;
• Ferramentas de atendimento;
• Aluguel;
• Internet;
• Energia;
• Equipamentos;
• treinamentos;
• Gestão;
• Softwares complementares;
• Despesas administrativas.

Esses gastos também precisam ser considerados na análise da rentabilidade. Uma forma relativamente simples é calcular os custos gerais do escritório e estabelecer um critério de distribuição entre os clientes.

Imagine que o escritório tenha R$ 20 mil mensais em despesas estruturais e 200 clientes.

Em uma divisão simples: R$ 20.000,00 ÷ 200 = R$ 100,00 por cliente. Entretanto, dividir igualmente nem sempre é a metodologia mais precisa.

Uma empresa com 100 funcionários e grande movimentação provavelmente utiliza muito mais recursos do escritório do que uma pequena prestadora de serviços sem empregados.

Por isso, conforme a gestão amadurece, é interessante adotar critérios que representem melhor o consumo de recursos de cada contrato.

Como calcular o custo total de um cliente?

Depois de levantar os custos, podemos chegar a uma estimativa muito mais realista.

Considere um cliente com os seguintes números:

• Honorários mensais: R$ 1.200,00
• Custo da equipe: R$ 500,00
• Parcela dos custos estruturais: R$ 150,00

Nesse exemplo:

Custo total do cliente = R$ 650,00

A diferença inicial entre os honorários e o custo é:

R$ 1.200,00 - R$ 650,00 = R$ 550,00

Isso significa que o contrato deixa R$ 550,00 para contribuir com o resultado do escritório, antes de outros gastos e ajustes que eventualmente não tenham sido considerados no cálculo.

Agora imagine outro cliente:

• Honorários: R$ 800,00
• Custo da equipe: R$ 700,00
• Custos estruturais atribuídos: R$ 150,00

O custo total seria de R$ 850,00.

Nesse cenário, o escritório estaria gastando R$ 850,00 para atender uma empresa que paga R$ 800,00.

Ou seja, quanto mais esse contrato permanece na carteira, maior tende a ser o prejuízo.

Como saber quais clientes são lucrativos?

Uma boa gestão não deve analisar apenas o valor dos honorários. É necessário comparar receita e custo de atendimento. Uma forma simples de começar é criar uma classificação da carteira.

Por exemplo:

• Clientes muito rentáveis: Boa margem e baixo nível de esforço.
• Clientes rentáveis: Apresentam uma margem adequada para o escritório.
• Clientes com margem baixa: Precisam de revisão dos processos ou honorários.
• Clientes deficitários: Custam mais do que geram de receita.

Essa classificação pode revelar situações surpreendentes. Às vezes, um cliente que paga R$ 500,00 é extremamente organizado e consome pouquíssimas horas. 

Enquanto isso, uma empresa que paga R$ 2.000,00 exige reuniões constantes, retrabalho, correções e atendimento fora do escopo contratado.

Por isso, ticket médio não é sinônimo de rentabilidade.

Por que acompanhar o custo por cliente todos os meses?

O custo de atendimento não é estático. 

• Uma empresa que inicialmente tinha cinco funcionários pode chegar a 50.
• Um cliente com pouca movimentação pode aumentar significativamente o número de documentos e transações. 
• Outro pode começar a exigir atividades que não existiam no início do contrato.

Enquanto isso, os honorários podem permanecer praticamente iguais. É assim que alguns contratos deixam de ser rentáveis sem que o gestor perceba.

Por isso, acompanhar indicadores como horas consumidas, custo de atendimento, honorários e margem por cliente ajuda o escritório a identificar problemas antes que eles comprometam sua lucratividade.

A AM Educação ajuda profissionais contábeis a desenvolver uma visão mais estratégica sobre a gestão dos seus escritórios.

Conhecer o custo de cada cliente é um passo importante para deixar de avaliar a carteira apenas pelo faturamento e começar a administrar o escritório com base em produtividade, eficiência e rentabilidade.

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