Como dimensionar a equipe de um escritório de contabilidade?

Dimensionar a equipe de um escritório de contabilidade é fundamental para manter a produtividade, controlar os custos e garantir a qualidade dos serviços prestados aos clientes.

Quando o escritório possui menos profissionais do que o necessário, os colaboradores ficam sobrecarregados, os atrasos aumentam e os erros se tornam mais frequentes.

Por outro lado, uma equipe maior do que a demanda exige pode comprometer a lucratividade, principalmente quando os honorários recebidos não acompanham os custos da operação.

Diante desse cenário, muitos empresários contábeis têm uma dúvida: como descobrir quantos funcionários um escritório de contabilidade realmente precisa?

Neste artigo, a AM Educação explica como dimensionar a equipe contábil, quais indicadores acompanhar e como identificar o momento certo de contratar novos profissionais.

Quantos funcionários um escritório de contabilidade precisa ter?

Não existe uma quantidade ideal de funcionários que sirva para todos os escritórios de contabilidade.

Dois escritórios com 100 clientes podem precisar de equipes completamente diferentes, dependendo do perfil das empresas atendidas.

Imagine, por exemplo, dois cenários:

Escritório A:

• 100 clientes;
• Maioria formada por prestadores de serviços;
• Empresas do Simples Nacional;
• Poucos funcionários registrados;
• Baixo volume de notas fiscais;
• Processos automatizados.

Escritório B:

• 100 clientes;
• Empresas comerciais e industriais;
• Clientes do Lucro Real e Lucro Presumido;
• Grande volume de documentos fiscais;
• Folhas de pagamento com muitos funcionários;
• Processos predominantemente manuais.

Muito embora ambos possuam a mesma quantidade de clientes, o segundo escritório provavelmente precisará de uma estrutura operacional maior.

Isso acontece porque o número de clientes, isoladamente, não é suficiente para determinar o tamanho da equipe contábil.

O dimensionamento precisa considerar a quantidade de trabalho gerada por cada cliente e o tempo necessário para executar as atividades.

Como calcular a quantidade ideal de funcionários no escritório contábil?

Uma das formas mais eficientes de dimensionar a equipe é calcular a demanda mensal de trabalho e compará-la com a capacidade produtiva dos colaboradores.

Para isso, o gestor pode seguir quatro etapas.

1. Levante as atividades realizadas

Comece identificando as principais atividades executadas pelos departamentos do escritório.

No departamento fiscal, por exemplo, podemos encontrar:

• Importação e conferência de notas fiscais;
• Apuração de impostos;
• Entrega de declarações;
• Conferência de informações fiscais;
• Atendimento às dúvidas dos clientes.

No departamento pessoal, as atividades incluem processamento da folha, admissões, rescisões, férias e obrigações trabalhistas.

Já o departamento contábil é responsável por conciliações, lançamentos, demonstrações financeiras e fechamento da contabilidade.

Depois de identificar as tarefas, estime quanto tempo os profissionais gastam para executá-las.

2. Calcule a capacidade produtiva dos colaboradores

Um funcionário com jornada de 44 horas semanais pode ter uma referência contratual de aproximadamente 220 horas mensais, mas isso não significa que todas essas horas estejam disponíveis para produzir.

É necessário considerar reuniões, treinamentos, pausas, atividades administrativas, férias e outras situações.

Para fins de planejamento, imagine que cada profissional disponibilize 140 horas produtivas mensais.

3. Divida a demanda pela capacidade produtiva

A fórmula é simples:

Quantidade de funcionários = Horas necessárias ÷ Horas produtivas por funcionário

O cálculo deve ser realizado separadamente para cada departamento, considerando também a necessidade de supervisão e cobertura de ausências.

Quantos clientes um funcionário de contabilidade consegue atender?

Essa é uma das perguntas mais comuns entre gestores de escritórios contábeis. Entretanto, não existe um número universal de clientes por funcionário que represente uma operação eficiente.

A capacidade de atendimento depende principalmente de:

• Regime tributário dos clientes;
• Quantidade de notas fiscais processadas;
• Número de funcionários nas empresas atendidas;
• Complexidade das operações;
• Qualidade das informações recebidas;
• Nível de automação do escritório;
• Experiência e capacitação dos colaboradores.

Por isso, utilizar apenas a quantidade de CNPJs por funcionário pode levar a decisões equivocadas.

O ideal é acompanhar esse indicador em conjunto com o volume de trabalho, o tempo gasto nas atividades e a qualidade das entregas.

Quando contratar mais funcionários para o escritório contábil?

A contratação deve ser considerada quando a demanda ultrapassa a capacidade operacional disponível de maneira recorrente.

Alguns sinais merecem atenção:

• Funcionários realizando horas extras frequentemente;
• Atrasos constantes nas entregas;
• Crescimento do número de erros;
• Reclamações recorrentes dos clientes;
• Dificuldade para absorver novos contratos;
• Gestores assumindo tarefas operacionais continuamente.

Entretanto, antes de contratar, é importante identificar a origem da sobrecarga. Em alguns casos, o problema não está na quantidade de funcionários, mas na falta de organização dos processos.

Contratar mais pessoas para executar processos ineficientes pode aumentar os custos sem resolver os problemas de produtividade.

Como aumentar a capacidade da equipe sem contratar novos funcionários?

Nem sempre o crescimento do escritório precisa ser acompanhado pelo aumento proporcional do quadro de colaboradores.

Existem medidas que ajudam a ampliar a capacidade produtiva da equipe:

• Investir na automação de tarefas repetitivas, como importação de documentos, conciliações e acompanhamento de obrigações.
• Padronizar os processos, criando procedimentos claros para cada atividade.
• Distribuir adequadamente as responsabilidades, capacitar os profissionais e estabelecer rotinas de acompanhamento.
• Avaliar a rentabilidade dos clientes.

Empresas que exigem muitas horas de trabalho e pagam honorários incompatíveis podem comprometer a capacidade operacional.

Nessas situações, o reajuste dos honorários ou a revisão do escopo contratado pode ser mais adequado do que ampliar a equipe.

Como a AM Educação pode ajudar na gestão da equipe contábil?

Dimensionar corretamente a equipe é apenas uma parte do processo de construção de um escritório contábil produtivo e lucrativo.

Para alcançar resultados consistentes, o empresário também precisa desenvolver habilidades relacionadas à gestão de pessoas, organização dos processos, precificação e acompanhamento de indicadores.

A AM Educação oferece soluções educacionais voltadas para empresários contábeis que desejam profissionalizar a gestão dos seus escritórios.

Com conhecimento e métodos adequados, é possível:

• Organizar melhor a distribuição das atividades;
• Identificar gargalos operacionais;
• Melhorar a produtividade dos colaboradores;
• Reduzir desperdícios e retrabalho;
• Controlar os custos da equipe;
• Estruturar o crescimento do escritório com mais segurança.

Seu escritório está crescendo, mas você não sabe se precisa contratar mais funcionários ou melhorar os processos internos?

Conheça as soluções da AM Educação e descubra como transformar a gestão do seu escritório contábil para crescer com organização, produtividade e lucratividade.