Como saber quais clientes dão mais lucro para o escritório contábil?

Você sabe quais clientes realmente dão lucro para o seu escritório contábil? Muitos gestores conseguem responder rapidamente quais são os clientes que pagam os maiores honorários. No entanto, isso não significa que sejam os mais lucrativos.

• Um cliente pode pagar R$ 2.000,00 por mês, mas exigir inúmeras reuniões, enviar documentos atrasados, gerar retrabalho e consumir muitas horas dos colaboradores.
• Enquanto isso, outro paga R$ 1.000,00 possui processos organizados e demanda poucas horas da equipe.

No final, o segundo pode ser mais lucrativo. Por isso, uma boa gestão de escritório contábil precisa acompanhar não apenas quanto cada cliente paga, mas também quanto custa atender cada cliente.

Cliente que paga honorário maior sempre dá mais lucro?

Não. Esse é justamente um dos principais erros na análise da carteira de um escritório contábil.

Imagine dois clientes:

Cliente A

• Honorário: R$ 2.000,00;
• Custo estimado de atendimento: R$ 1.600,00;
• Resultado: R$ 400,00.

Cliente B

• Honorário: R$ 1.200,00;
• Custo estimado de atendimento: R$ 500,00;
• Resultado: R$ 700,00.

O Cliente A possui um honorário aproximadamente 67% maior. Mesmo assim, deixa menos dinheiro para o escritório. Isso acontece porque receita e lucro são conceitos diferentes.

Para descobrir quais contratos são realmente interessantes, portanto, é necessário considerar o esforço necessário para prestar os serviços contratados.

Como calcular quanto custa atender cada cliente?

Esse cálculo não precisa começar com uma metodologia extremamente complexa. O escritório pode desenvolver uma estimativa inicial e aperfeiçoá-la conforme melhora seus controles.

O primeiro passo é identificar quais colaboradores trabalham para determinado cliente e aproximadamente quanto tempo dedicam ao contrato.

Suponha que um cliente demande mensalmente:

• 3 horas do departamento fiscal;
• 2 horas do departamento contábil;
• 2 horas do departamento pessoal;
• 1 hora de atendimento;
• 1 hora de supervisão.

Nesse caso, são aproximadamente 9 horas de trabalho por mês.

Em seguida, é necessário calcular o custo aproximado dessas horas. Se o custo médio considerado for de R$ 60 por hora, temos: 9 horas x R$ 60,00 = R$ 540,00.

Esse ainda não precisa ser considerado o custo final, pois o escritório possui outras despesas, como sistemas, aluguel, estrutura administrativa e ferramentas utilizadas na prestação dos serviços.

O objetivo é chegar a uma estimativa suficientemente boa para comparar quanto o cliente paga com quanto ele consome da estrutura.

Como calcular o lucro por cliente do escritório contábil?

Com o custo estimado em mãos, a análise fica mais simples.

Uma fórmula básica é: Resultado do cliente = Honorários recebidos – Custo de atendimento.

Imagine um contrato de R$ 1.500,00 mensais cujo atendimento custe aproximadamente R$ 900,00.

Temos: R$ 1.500,00 – R$ 900,00 = R$ 600,00

Agora podemos calcular a margem: R$ 600,00 ÷ R$ 1.500,00 x 100 = 40%

Nesse exemplo, aproximadamente 40% do honorário permanece depois dos custos considerados na análise.

O mais importante, entretanto, não é olhar um cliente isoladamente. Faça esse cálculo para toda a carteira.

É nesse momento que algumas surpresas costumam aparecer. Clientes considerados excelentes podem apresentar margens pequenas, enquanto contratos aparentemente modestos podem estar entre os mais rentáveis.

O que faz um cliente ser pouco lucrativo?

O valor dos honorários é apenas uma parte da equação. Existem clientes que consomem muitas horas do escritório por características da própria operação.

Uma empresa com centenas de colaboradores, por exemplo, naturalmente exige uma estrutura diferente de uma pequena empresa sem funcionários.

O problema aparece principalmente quando a complexidade aumenta, mas os honorários não acompanham esse crescimento.

Entre os fatores que podem reduzir a rentabilidade estão:

• Grande volume de documentos;
• Muitos colaboradores;
• Movimentação fiscal elevada;
• Documentação desorganizada;
• Envio constante de informações fora do prazo;
• Necessidade frequente de correções;
• Retrabalho;
• Excesso de reuniões;
• Grande volume de mensagens e atendimentos;
• Serviços extras não cobrados;
• Crescimento da empresa sem revisão dos honorários.

Um cliente que entrou no escritório cinco anos atrás pode ter dobrado ou triplicado sua operação enquanto continua pagando praticamente o mesmo valor. Por isso, a carteira precisa ser revisada periodicamente.

O que fazer com clientes que dão pouco lucro?

Descobrir que um cliente apresenta baixa rentabilidade não significa que o primeiro passo seja encerrar o contrato. Antes disso, é preciso descobrir por que aquele cliente dá pouco lucro.

• Se o problema está nos honorários defasados, pode ser necessário negociar um reajuste.
• Se existem serviços adicionais sendo realizados gratuitamente, o escritório pode criar cobranças específicas.
• Quando há excesso de trabalho manual, talvez seja possível automatizar parte das atividades.
• Se o cliente envia documentos de maneira desorganizada, novos procedimentos e prazos podem reduzir o retrabalho.

Portanto, algumas alternativas são:

• Reajustar os honorários;
• Rever o escopo contratado;
• Cobrar serviços extras;
• Automatizar tarefas;
• Padronizar o atendimento;
• Estabelecer procedimentos para envio de documentos;
• Melhorar processos internos.

Somente quando essas medidas não resolvem o problema é que pode fazer sentido avaliar a continuidade do contrato.

Por que conhecer a rentabilidade ajuda o escritório a crescer?

Sem esse controle, o crescimento da carteira pode criar uma falsa sensação de evolução. Imagine um escritório com 150 clientes que conquista outros 30 ao longo do ano:

O faturamento aumenta, mas os novos contratos exigem a contratação de três colaboradores. Depois de salários, encargos, sistemas e demais custos, praticamente toda a receita adicional desaparece.

O escritório cresceu em número de clientes e faturamento, mas não necessariamente em lucro.

Por outro lado, uma empresa contábil que conhece a rentabilidade da carteira consegue tomar decisões melhores sobre preços, contratações e novos contratos. Também passa a entender qual é o seu perfil de cliente mais rentável.

Talvez empresas de determinado porte ou segmento sejam mais interessantes para a estrutura atual do escritório. Essa informação pode inclusive orientar as estratégias comercial e de marketing.

Seu escritório conhece o lucro de cada cliente?

Não basta acompanhar faturamento, número de clientes e quantidade de novos contratos.

Uma gestão profissional precisa saber quanto custa atender a carteira e quanto cada cliente contribui para o resultado do negócio.

Comece levantando honorários, horas utilizadas pela equipe e custos relacionados ao atendimento. Depois, compare os contratos e identifique aqueles que apresentam as melhores e as piores margens.

Com essas informações, fica mais fácil decidir onde reajustar preços, melhorar processos, automatizar atividades ou rever o escopo dos serviços.

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