RESPOSTA DIRETA
Para montar o planejamento estratégico do escritório contábil, faça um diagnóstico honesto do ano anterior com números, defina a direção dos próximos anos, escolha de três a cinco metas mensuráveis para o ano e transforme cada uma em iniciativas com dono e prazo. Faça isso no fim do ano, antes do pico de janeiro. E acompanhe numa reunião mensal curta, com revisão a cada trimestre: plano que não é acompanhado morre antes da temporada do Imposto de Renda.
NESTE ARTIGO
- 01Por que o planejamento do escritório costuma morrer em março?
- 02Como fazer um diagnóstico honesto do ano que passou?
- 03Para onde o escritório quer ir?
- 04Como definir poucas metas que dá para medir?
- 05Como transformar meta em iniciativa com dono e prazo?
- 06Quais áreas não podem ficar de fora do plano?
- 07Como encaixar o plano no calendário contábil?
- 08Como acompanhar o plano ao longo do ano?
- 09Como envolver a equipe sem transformar em burocracia?
Todo fim de ano, muitos donos de escritório prometem que o próximo vai ser diferente. Fazem uma lista de objetivos, às vezes até uma reunião com a equipe. Em janeiro chega o volume de sempre, em março começa o Imposto de Renda, e o plano fica numa pasta que ninguém abre até dezembro.
O problema raramente é a falta de ideias. É a falta de um plano que caiba na rotina de um escritório contábil e de um ritual que obrigue a olhar para ele.
Por que o planejamento do escritório costuma morrer em março?
Porque ele compete com a operação e perde. O escritório contábil tem prazos rígidos todos os meses, e qualquer iniciativa do plano que não tenha data, dono e acompanhamento vai para o fim da fila. Em março, com o Imposto de Renda chegando, a fila acaba antes de chegar nela.
Há também o excesso. Planos com quinze objetivos parecem ambiciosos no papel e são impossíveis na prática. O escritório termina o ano tendo começado tudo e terminado nada, e conclui que planejar não funciona para contabilidade.
Como fazer um diagnóstico honesto do ano que passou?
Com números, e não com impressões. Antes de decidir para onde ir, é preciso saber onde o escritório está. O diagnóstico olha para o ano que passou e responde perguntas simples, que muitos escritórios não conseguem responder com precisão.
Perguntas do diagnóstico
- ✓Quanto o escritório faturou e quanto sobrou de margem?
- ✓Quantos clientes entraram, quantos saíram e por quê?
- ✓Qual foi o ticket médio, e ele subiu ou caiu?
- ✓Quanto tempo a equipe gastou em retrabalho e hora extra?
- ✓O que deu certo e deve continuar, e o que não deu e deve parar?
Faça o diagnóstico com as lideranças, e não sozinho. Quem toca o dia a dia enxerga problemas que o sócio não vê, e costuma ter a resposta para alguns deles.
MATERIAIS GRATUITOS
Lives e materiais do Anderson
Aulas e entregáveis gratuitos para aplicar no seu escritório ainda esta semana.
ACESSAR GRÁTISPara onde o escritório quer ir?
A direção é para onde o escritório quer estar daqui a alguns anos, e ela orienta todas as metas. Um escritório que quer se especializar num nicho toma decisões diferentes de um que quer crescer em volume. Um que quer que o dono saia da operação prioriza coisas diferentes de um que quer abrir uma segunda unidade.
Escreva a direção em poucas frases: que tipo de cliente o escritório quer atender, que serviços quer oferecer, que papel o dono quer ter. Sem isso, as metas do ano viram uma lista de desejos sem ligação entre si.
Como definir poucas metas que dá para medir?
Três a cinco, cada uma com número, prazo e responsável. "Crescer" não é meta; "aumentar o ticket médio da carteira até o fim do ano, com revisão de preço dos vinte maiores clientes" é. A diferença é que a segunda diz exatamente o que precisa acontecer e permite saber, no meio do ano, se está acontecendo.
| Meta vaga | Meta que dá para acompanhar |
|---|---|
| Crescer o escritório | Aumentar o faturamento recorrente com clientes do nicho escolhido |
| Melhorar o atendimento | Reduzir a taxa de cancelamento no ano, medida mês a mês |
| Organizar a operação | Ter processo escrito das cinco rotinas que mais geram retrabalho |
| Sair do operacional | Ter um responsável por área e o dono fora da execução diária |
Como transformar meta em iniciativa com dono e prazo?
Quebrando cada meta em poucas iniciativas concretas, cada uma com um dono e uma data. A meta de reduzir cancelamento, por exemplo, pode virar três iniciativas: padronizar o onboarding até março, criar o relatório mensal para os clientes até maio, fazer conversa de saída com todo cliente que for embora a partir de agora.
DICA DO MAISSE
CURSO COMPLETO
Guia de Processos para Contabilidade
Padronize as rotinas do escritório e pare de depender de memória e heroísmo.
CONHECER O CURSOQuais áreas não podem ficar de fora do plano?
| Área | Pergunta para o plano |
|---|---|
| Finanças | Qual faturamento e qual margem queremos, e o preço sustenta isso? |
| Carteira | Quantos clientes queremos trazer, de que perfil, e quantos queremos manter? |
| Operação | Que processos e tecnologia precisamos para atender sem sobrecarga? |
| Pessoas | Quem precisamos contratar, formar ou promover? |
| Serviços | O que vamos começar a oferecer, e o que vamos parar de fazer? |
Nem toda área precisa de meta todo ano. Mas todas precisam passar pelo diagnóstico, porque o gargalo de uma costuma travar as outras. Meta de captação agressiva sem capacidade na operação, por exemplo, vira cliente mal atendido e cancelamento no semestre seguinte.
Como encaixar o plano no calendário contábil?
Respeitando os picos do ano contábil. Não adianta programar a implantação de um sistema novo para março, em plena temporada do Imposto de Renda, nem a revisão de preço da carteira para o fechamento anual. As iniciativas pesadas vão para os meses de menor volume.
Um calendário simples, com os picos marcados e as iniciativas encaixadas nos vales, evita a frustração de planejar algo que a rotina não deixa acontecer. É o mesmo princípio que o contador usa com os clientes: planejar em cima da realidade, e não do ideal.
Como acompanhar o plano ao longo do ano?
Com uma reunião mensal curta, sempre no mesmo dia, olhando duas coisas: os números das metas e o andamento das iniciativas. Meia hora basta. O objetivo é descobrir cedo o que atrasou e decidir o que fazer, e não produzir relatório.
ATENÇÃO
Como envolver a equipe sem transformar em burocracia?
Mostrando a direção e as metas para todos, e envolvendo as lideranças nas iniciativas. A equipe não precisa participar de cada planilha, mas precisa saber para onde o escritório está indo e qual é o papel dela nisso. Gente que entende o porquê trabalha diferente.
No fim do ano, feche o ciclo: mostre o que foi alcançado, reconheça quem puxou as iniciativas e use o diagnóstico para começar o próximo plano. Quando esse ciclo se repete, o planejamento deixa de ser um evento de dezembro e vira o jeito de o escritório crescer.
Guarde o plano de cada ano. Comparar o que foi planejado com o que aconteceu é a melhor forma de calibrar as metas do ciclo seguinte.
EVENTO PRESENCIAL
CCD Ao Vivo
O maior evento de contabilidade digital do Brasil. Garanta sua vaga na próxima edição.
GARANTIR MINHA VAGACONTINUE A JORNADA
PERGUNTAS FREQUENTES
Como fazer o planejamento estratégico de um escritório contábil?+
Comece com um diagnóstico honesto do ano anterior, com números de faturamento, margem, clientes que entraram e saíram e carga da equipe. Defina a direção para os próximos anos, escolha poucas metas mensuráveis para o ano, transforme cada meta em iniciativas com responsável e prazo e acompanhe tudo numa reunião mensal curta. Plano que não é acompanhado morre em poucas semanas.
Quantas metas o escritório contábil deve ter no ano?+
Poucas: três a cinco costumam bastar. Cada meta precisa de número, prazo e responsável. Escritório que define quinze metas acaba não perseguindo nenhuma, porque a rotina contábil já ocupa a maior parte do tempo e sobra pouco para projetos.
Quando o escritório contábil deve fazer o planejamento do ano?+
No fim do ano anterior, antes do pico de janeiro e da temporada do Imposto de Renda. Fazer o planejamento em fevereiro ou março significa começar o ano no improviso e perder justamente o período em que as decisões de preço, contratação e serviço mais pesam.
O que deve entrar no planejamento estratégico do escritório?+
Finanças, com meta de faturamento e margem; carteira, com metas de captação e retenção; operação, com processos e tecnologia; pessoas, com contratação, formação e liderança; e serviços, com o que o escritório vai começar a oferecer ou parar de oferecer. Nem toda área precisa de meta todo ano, mas todas precisam ser olhadas no diagnóstico.
Como fazer o planejamento sair do papel?+
Com ritual. Uma reunião mensal curta para olhar os números das metas e o andamento das iniciativas, e uma revisão trimestral para ajustar o que mudou. Cada iniciativa precisa de um dono que não seja sempre o sócio, senão ela compete com a operação e perde.
Este conteúdo tem caráter educacional e informativo, voltado a contadores e donos de escritórios contábeis. Não substitui a análise individual de cada caso nem consultoria profissional específica. Legislações e normas citadas podem sofrer alterações; consulte sempre as fontes oficiais vigentes.
