Como reduzir a inadimplência do meu escritório contábil? Se você chegou até aqui, é provável que esteja enfrentando problemas com inadimplência e buscando uma solução para essa questão.
É preciso reconhecer que muitos contadores enfrentam esse tipo de dificuldade, mas o que muitos deles não sabem, é que existem formas de reduzir a inadimplência.
Neste artigo, nós vamos apresentar uma série de dicas e ações que você pode empregar para reduzir a inadimplência do seu escritório contábil. Vale a pena conferir!
5 formas de reduzir a inadimplência do seu escritório
Reduzir a inadimplência é fundamental para manter a saúde financeira de qualquer negócio.
Logo, é muito importante que você conheça as melhores estratégias para evitar ou ao menos minimizar esse tipo de dor de cabeça no seu escritório contábil.
1.Automatize o processo de cobrança
A automação do processo de cobrança pode ser uma estratégia poderosa para reduzir a inadimplência em um escritório contábil. Confira explicar em detalhes:
Software de gestão financeira: O uso de um sistema de gestão financeira permite que você gerencie contas a receber de forma mais eficiente.
Esses sistemas podem gerar automaticamente faturas, enviar lembretes para os clientes conforme a data de vencimento se aproxima, e alertar a sua equipe sobre contas que estão prestes a vencer ou que já estão atrasadas.
Lembretes automatizados: Esquecimentos acontecem. Enviar lembretes automatizados antes da data de vencimento, no dia do vencimento e após a data, pode reduzir a inadimplência.
Com a automação, os lembretes podem ser enviados por e-mail, SMS ou outros canais de comunicação preferidos pelo cliente.
Facilidade no pagamento: Integrar opções de pagamento diretamente nas faturas eletrônicas, como links para pagamento via cartão de crédito, débito ou transferência, pode incentivar os clientes a pagar imediatamente.
2.Ofereça pagamentos automatizados
Os pagamentos automatizados são uma ferramenta valiosa para reduzir a inadimplência do seu escritório contábil. Confira algumas alternativas para automatizar o processo de recebimento junto aos clientes:
Débito Automático:
- Conveniência para o cliente: Ao permitir que os clientes configurem um débito automático, eles não precisam se lembrar de fazer um pagamento manualmente todo mês.
- Fluxo de caixa previsível: Com débitos automáticos, você pode ter uma ideia melhor de quando receberá os pagamentos e planejar suas finanças.
Pagamento Recorrente com Cartão de Crédito:
- Configuração fácil: Muitas plataformas de pagamento oferecem a opção de pagamentos recorrentes, onde o cartão do cliente é cobrado automaticamente em intervalos definidos.
- Flexibilidade: Os clientes podem escolher a data que melhor se adapta à sua situação financeira para a cobrança automática.
3.Estabeleça procedimentos claros de cobrança
Ter procedimentos claros de cobrança é fundamental para garantir a saúde financeira e reduzir a inadimplência do escritório contábil. Confira algumas dicas:
- Documentação: Tenha uma política de cobrança documentada em contrato, desde o início da relação comercial
- Etapas progressivas: Defina um cronograma de ação que descreva exatamente o que acontecerá e quando, desde o envio de lembretes antes do vencimento até ações mais intensas, como iniciar o processo de cobrança.
- Padronização: Utilize modelos padronizados para lembretes, avisos e outras comunicações relacionadas à cobrança.
- Técnicas de negociação: Capacite sua equipe com habilidades de negociação e comunicação para lidar com situações delicadas de maneira profissional e eficaz.
- Documentação: Mantenha registros detalhados de todas as interações relacionadas à cobrança para futura referência.
4.Prepare contratos com previsão para multa e juros por atraso
Quando o objetivo é reduzir a inadimplência do seu escritório contábil, estabelecer no contrato cláusulas relacionadas a multas e juros por atraso é muito importante.
Prepare contratos com previsão para multa e juros por atraso que tenham as seguintes características:
- Especificação detalhada: Ao elaborar o contrato, seja explícito sobre as taxas de juros, o cálculo de multas e a data de vencimento. Quanto mais específico você for, melhor.
- Desincentivo ao atraso: Sabendo que haverá custos adicionais associados ao atraso, o cliente tem um incentivo financeiro para efetuar pagamentos pontualmente.
- Compensação pelo atraso: Multas e juros podem ajudar a compensar o escritório pelos inconvenientes e possíveis problemas de fluxo de caixa causados por pagamentos atrasados.
- Negociação: Em situações específicas, a existência de uma cláusula clara no contrato dá ao escritório a flexibilidade de negociar ou dispensar a multa ou juros, baseado na relação com o cliente ou circunstâncias especiais.
- Legislação local: Certifique-se de que as taxas de juros e as multas estejam em conformidade com a legislação, ou seja, dentro dos limites razoáveis para evitar a declaração de nulidade das cláusulas.
5.Abra mão de clientes que não pagam em dia
A decisão de descontinuar serviços para clientes da sua carteira que são inadimplentes de forma costumeira pode ser difícil, mas é importante quando o objetivo é reduzir a inadimplência do escritório contábil e manter as contas em dia.
Saúde Financeira:
- Fluxo de caixa: A inadimplência recorrente de clientes pode prejudicar gravemente o fluxo de caixa e a capacidade do escritório de atender a suas próprias obrigações financeiras.
- Custo de oportunidade: Ao dedicar tempo e recursos a clientes que frequentemente não pagam em dia, o escritório pode estar perdendo a oportunidade de trabalhar com clientes mais confiáveis
Redução do Estresse e da Carga de Trabalho:
- Gestão de inadimplência: Lidar com a inadimplência exige tempo e energia, desde o acompanhamento até as tentativas de negociação.
- Foco em clientes valiosos: Ao eliminar clientes problemáticos, a equipe pode concentrar seus esforços em atender e expandir relações com clientes pontuais.
- Ambiente de trabalho: Lidar constantemente com situações de inadimplência pode gerar tensão na equipe e criar um ambiente de trabalho menos agradável.
Comunicação Profissional e Ética:
- Abordagem respeitosa: Ao decidir encerrar a relação com um cliente devido à inadimplência, faça-o de maneira respeitosa e profissional, explicando os motivos e mantendo as portas abertas para futuras interações, caso as circunstâncias mudem.
Aprenda mais sobre gestão de escritórios contábeis
Deseja aprender mais sobre gestão de escritórios contábeis para reduzir a inadimplência no seu negócio e aumentar a produtividade da sua equipe?
Se a sua resposta foi “Sim”, tudo o que você procura está disponível no Guia de Processos da Contabilidade Digital.
Não perca mais tempo, clique no link acima e garanta sua inscrição!
