Sair do operacional na contabilidade é o sonho de todo contador que deseja ver o seu negócio crescer, ter mais tempo livre e também mais qualidade de vida.
Mas afinal, qual é o grande segredo para se livrar das tarefas repetitivas e operacionais para manter o foco na parte estratégica, vender mais e alavancar o crescimento do seu negócio?
Por meio do CCD – Curso Contabilidade Digital, ministrado pelo contador e empresário Anderson Maisse, muitos estão descobrindo o caminho.
Com estratégia, é possível criar processos para transformar escritórios contábeis em negócios escaláveis e capazes de rodar no automático, ou seja, sem a necessidade do dono ficar 24 horas por perto.
Para saber mais sobre o assunto, continue conosco e acompanhe atentamente esse artigo até o final.
Conhecer os três níveis de gestão é o primeiro passo para sair do operacional na contabilidade
Muitos empresários não sabem, mas a ciência que trata da administração de empresas cita a existência de três níveis de gestão que, por sua vez, representam diferentes camadas de responsabilidade e autoridade em uma organização. São eles:
- Nível Estratégico;
- Nível Tático;
- Nível Operacional.
Como empresário, o contador que é proprietário de um escritório contábil precisa atuar no nível estratégico da sua organização. Qualquer situação diferente dessa, indica que existe algo muito errado.
Na sequência nós vamos detalhar os três níveis de gestão para que você entenda como eles impactam no seu escritório.
1.Nível Estratégico
Composição: O nível estratégico é composto pelo proprietário do escritório contábil e por seus sócios (caso possua).
Responsabilidades: Dentre as responsabilidades desse nível de gestão está a tomada de decisões estratégicas que moldam o futuro da empresa, como por exemplo:
- Análise de relatórios e indicadores;
- Gestão financeira do escritório;
- Definição de estratégias de marketing e vendas;
- Definição de processos e metas de desempenho;
- Fechamento de parcerias estratégicas.
Escritórios de contabilidade cujo proprietário ocupa de fato esse nível, conseguem crescer mais rápido e chegar cada vez mais longe.
Aqui neste nível de gestão, o contador não precisa e não deve direcionar o seu tempo para fechar balanços ou calcular impostos, pois ele está atuando diretamente no crescimento da empresa.
Além disso, o contador pode se ausentar e fazer viagens, de negócio ou lazer, sem que o escritório pare de funcionar.
2.Nível Tático
Composição: O nível tático é composto por gerentes e coordenadores que fazem a ponte entre a alta administração da empresa e o nível operacional, do negócio.
Responsabilidades: Os gerentes ocupam o nível tático e possuem a responsabilidade de colocar em prática as estratégias definidas pelo nível estratégico do escritório.
Dentre as funções daqueles que ocupam esse nível dentro da estrutura organizacional de uma empresa, podemos destacar:
- Supervisionar equipes e departamentos;
- Garantir que a operação e os processos funcionem adequadamente;
- Definir estratégias e cobrar desempenho para o alcance de metas;
- Solucionar problemas não resolvidos no nível operacional;
- Reportar resultados para o nível estratégico.
Contar com pessoas capacitadas e de confiança no nível tático é o que vai garantir que o seu escritório contábil funcione mesmo na sua ausência.
3.Nível Operacional
Composição: O nível operacional é composto por supervisores e pelas equipes que realizam as tarefas operacionais do dia a dia.
Responsabilidades: A responsabilidade desse nível é garantir que as atividades diárias sejam concluídas com eficiência e que os processos sejam executados conforme o esperado.
Dentre as funções do nível operacional de um escritório contábil, podemos destacar:
- Atendimento ao cliente;
- Vendas e fechamentos;
- Execução das rotinas diárias;
- Resolução de problemas cotidianos.
Esses três níveis de gestão empresarial desempenham diferentes papéis na organização, cada um contribuindo para o sucesso e a eficiência da empresa em diferentes aspectos de sua gestão.
Você pode olhar para eles como uma pirâmide, onde o proprietário do escritório precisa ficar no topo, olhando tudo de cima.
Acredite, se manter na base ou tentar ocupar todos os níveis ao mesmo tempo prejudicará sua qualidade de vida e impedirá o seu escritório de crescer.
Você precisa sair do operacional na contabilidade!
Como sair do operacional na contabilidade
Sair do operacional na contabilidade é um passo importante para a melhoria da sua qualidade de vida, o crescimento e a eficiência do seu escritório contábil.
Confira algumas dicas e estratégias para alcançar esse objetivo:
Delegue tarefas
- Para se afastar do operacional, é fundamental delegar tarefas cotidianas a membros da equipe, para que você se concentre em atividades mais estratégicas.
- Treine sua equipe e defina procedimentos claros para garantir que as tarefas sejam realizadas de acordo com as melhores práticas contábeis.
Invista em automação
- A automação de processos contábeis pode liberar tempo e recursos significativos. Utilize softwares modernos e ferramentas de automação para simplificar tarefas repetitivas e demoradas.
- Automatize a coleta de dados financeiros, lançamento de dados, geração de relatórios, e outros processos rotineiros.
- Não tenha dúvidas, o investimento em tecnologia pode reduzir erros e agilizar o fluxo de trabalho.
Estruture processos
- Defina fluxos de trabalho eficientes e procedimentos padronizados para as atividades contábeis. Isso torna o processo mais previsível e fácil de gerenciar.
- Documente os procedimentos, desde a coleta de dados até o fechamento contábil e a preparação de relatórios e outros documentos.
- Invista em treinamento para garantir que todos os membros da equipe compreendam e consigam seguir os procedimentos estabelecidos.
Mantenha o foco no estratégico
- À medida que você delega tarefas operacionais e automatiza processos, aproveite o tempo liberado para se concentrar em atividades estratégicas.
- Dedique tempo para acompanhar resultados, definir metas e fazer parcerias estratégicas importantes para o crescimento do negócio.
- Avalie regularmente o desempenho de sua equipe, a eficácia dos processos e a automação. Faça ajustes quando necessário para melhorar a eficiência.
Sair do operacional na contabilidade não acontece da noite para o dia, mas é um processo progressivo que traz benefícios significativos.
Ao sair do operacional você poderá se concentrar no que realmente importa, trabalhar menos, ganhar mais e ter uma qualidade de vida muito melhor.
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