Quais são as principais ferramentas na contabilidade digital? Essa é uma dúvida muito comum entre empresários contábeis que desejam migrar da contabilidade tradicional para o formato digital.
Mas, afinal, será que um investimento significativo em ferramentas precisa ser o empecilho que impede você de migrar para a contabilidade digital e aproveitar todos os benefícios que ela pode oferecer.
Neste conteúdo, vamos apresentar o conceito de contabilidade digital, apresentar as principais ferramentas e explicar se elas realmente são de fato necessárias.
O que é e como funciona a contabilidade digital?
A contabilidade digital é aquela que adota processos, tecnologias e plataformas digitais no processo contábil, permitindo que as tarefas tradicionais da contabilidade sejam executadas de forma eficiente, automatizada e, muitas vezes, remota.
Esse modelo aproveita as vantagens da computação em nuvem, automação, inteligência artificial e outras tecnologias para modernizar e otimizar processos contábeis, eliminado travas burocráticas, operacionais, limites geográficos e o excesso de papel.
Entenda resumidamente como funciona a contabilidade digital:
Plataformas em nuvem: A maioria das soluções de contabilidade digital operam na nuvem, o que permite que contadores e clientes acessem dados e ferramentas de qualquer lugar, a qualquer momento.
Automação: A contabilidade digital integra a automação para tarefas rotineiras, como conciliação bancária, categorização de transações e cálculo de impostos. Isto não só economiza tempo, mas também reduz o risco de erro humano.
Comunicação em tempo real: Com a contabilidade digital, os clientes e contadores podem se comunicar em tempo real através de chatbots, mensagens diretas ou videoconferências, facilitando a resolução de dúvidas e a tomada de decisões.
Segurança de dados: Uma contabilidade digital precisa contar com uma segurança robusta, com backups regulares, criptografia e medidas de autenticação para proteger dados sensíveis.
Agora, confira algumas das principais vantagens da contabilidade digital:
- Economia de tempo e redução de custos;
- Redução de erros através da automação;
- Facilidade de acesso e colaboração;
- Facilidade para atender clientes de qualquer parte do mais;
- Menor volume de papel e impressões, colaborando para o meio ambiente;
- Comunicação ágil e eficiente com os clientes, elevando o valor percebido dos serviços.
Em resumo, a contabilidade digital representa uma evolução significativa na forma como a contabilidade é feita.
Quais são as principais ferramentas na contabilidade digital
Conforme destacado no tópico anterior, a contabilidade digital é aquela que visa automatizar e melhorar processos, reduzir o papel e otimizar a eficiência dos escritórios contábeis.
Diante disso, precisamos alertar que a transição da contabilidade tradicional para a contabilidade digital não está necessariamente ligada a ferramentas, mas sim, a uma mudança de cultura e mindset.
Existem diversas ferramentas pagas que podem tornar uma contabilidade digital mais eficiente, mas mesmo sem poder de investimento, é possível ter uma contabilidade digital, pois existem ferramentas gratuitas para isso.
Na prática, basicamente, tudo o que você precisa para operar no formato digital é de uma mudança nos processos e conexão com a internet.
No entanto, para lhe orientar e evitar que fique na curiosidade, preparamos uma tabela com as principais ferramentas em versão paga e gratuita, que você pode utilizar para tornar a sua contabilidade digital.
| Ferramenta | Versão Paga | Versão Gratuita |
| Sistema Contábil | Domínio, Alterdata, Questor, Prosoft, outros. | Lançamentos direto nos portais e validadores do governo |
| Gestão de Tarefas | Acessórias, Gestta, Gclick, Tarefas, outros. | Planilha do Excel, Trello, Notion |
| Automação de XML | Sieg, Jettax, Monitor Contábil, Arquivei. | Importação direto dos portais do governo ou sistema do cliente |
| Consulta de Pendências | Veri, Iris | Acesso direto no eCAC e demais portais |
| Atendimento | Digisac, Zap contábil; | WhatsApp Web |
| Financeiro | Domínio honorários, Conta Azul, Omnie | Planilha Excel, Conta Azul gratuito, Gerenciador do banco |
| Consultoria | Econet, Iob | Google e grupos de colegas |
Vale a pena migrar para a contabilidade digital?
Migrar da contabilidade tradicional para a digital é uma decisão estratégica que se bem implementada, pode fazer total diferença para os seus negócios.
Dentre as principais vantagens de migrar para a contabilidade digital, podemos destacar:
- Eficiência operacional: A automação de tarefas rotineiras pode economizar tempo e reduzir erros. Ao eliminar ou minimizar processos manuais, você poderá se concentrar em atividades de maior valor, como consultoria ou planejamento tributário.
- Acesso remoto: A contabilidade digital permite que contadores e clientes acessem informações de qualquer lugar, facilitando o trabalho e a colaboração.
- Integrações e flexibilidade: As soluções de contabilidade digital oferecem integrações com uma variedade de outras ferramentas, como CRMs, plataformas de e-commerce, contas bancárias e sistemas de gestão.
- Escalabilidade: Para escritórios de contabilidade que desejam crescer, a contabilidade digital pode oferecer a escalabilidade necessária sem aumentar exponencialmente os custos ou a complexidade.
- Melhor relacionamento com o cliente: A contabilidade digital pode melhorar a comunicação e a colaboração com os clientes, oferecendo portais de cliente, chatbots e outras ferramentas de interação.
- Redução de custos: Com a automação de processos e o uso da tecnologia, a contabilidade digital gera uma importante redução de custos, aumentando a eficiência e rentabilidade do escritório.
Por essas e outras razões, não tenha dúvidas, vale a pena migrar para a contabilidade digital.
Além disso, você já sabe quais são as principais ferramentas na contabilidade digital e sabe também que existem versões gratuitas para quem deseja começar sem um alto investimento.
Como migrar para a contabilidade digital?
Migrar para a contabilidade digital é um processo que exige planejamento cuidadoso, adoção de ferramentas e treinamento da equipe.
Confira abaixo alguns passos e orientações importantes:
1.Avaliação e Planejamento:
- Analise a situação atual do seu escritório de contabilidade. Quais são os sistemas e processos em uso? Quais são as lacunas ou ineficiências?
- Estabeleça objetivos claros para a migração. O que você espera alcançar com a contabilidade digital?
2.Pesquisa de Ferramentas e Plataformas:
- Pesquise diferentes softwares e plataformas de contabilidade digital disponíveis no mercado.
- Leve em consideração fatores como facilidade de uso, integrações disponíveis, segurança, custo e suporte ao cliente.
- Escolha uma solução que se alinhe às necessidades do seu escritório e aos objetivos estabelecidos.
3.Infraestrutura Tecnológica:
- Garanta que a infraestrutura tecnológica do seu escritório (computadores, conexão à internet, dispositivos móveis) esteja preparada para suportar as novas ferramentas.
- Considere investir em soluções de backup e medidas de segurança adicionais.
4.Treinamento e Capacitação:
- Organize sessões de treinamento para sua equipe, para que todos estejam familiarizados com a nova tecnologia.
- Promova uma cultura de aprendizado contínuo, incentivando os membros da equipe a se atualizarem sobre novas ferramentas e melhores práticas.
Agora que você já sabe quais são as principais ferramentas na contabilidade digital e conferiu dicas importantes sobre o tema, aproveite para aprender na prática!
